Zo bereid je jouw organisatie voor op de Wet open overheid
De samenleving vraagt om meer transparantie van de overheid over haar besluitvorming en de uitvoering van beleid. Iets dat we terugzien in ontwikkelingen als de in januari aangenomen initiatiefwet open overheid (Woo) en de toename aan Wob-verzoeken. De Woo regelt dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, te ontsluiten en te archiveren is. Dit vraagt om meer aandacht voor het op orde krijgen, houden en verbeteren van de informatiehuishouding.
Jouw situatie op dit moment
Herken je dat? Je wilt nog snel even dat rapport afronden en zoekt die laatste notitie als input… Hoe vaak gebeurt het niet dat je aanloopt tegen de volgende belemmeringen bij het zoeken naar informatie:
Je collega is afwezig, waardoor je niet bij de benodigde informatie kan…
Je hebt geen toegang tot de map waar de benodigde informatie in staat opgeslagen…
Het is onduidelijk wat de meest recente versie is van het document…
Je weet niet in welke applicatie de benodigde informatie staat opgeslagen…
Je weet niet (meer) onder welke benaming je het document kan terugvinden…
De zoekfunctionaliteit van het Document Management Systeem doet zijn werk weer eens niet …
Al deze belemmeringen leiden tot onnodig veel tijdsverlies bij het zoeken van informatie en documenten. Weet je wat de gemiddelde zoektijd van een medewerker is per dag? Uit onderzoek binnen ministeries en gemeenten blijkt dat dit 40 minuten is. Dat betekent bij een fulltime dienstverband 11 uur per medewerker per maand en 136 uur per jaar!
Bovenstaande belemmeringen zijn vaak een gevolg van een niet correcte omgang met informatie, bijvoorbeeld het niet volgen of het ontbreken van afspraken over opslag van (persoons)informatie, slecht functionerende systemen of het gebrek aan kennis over het gebruik hiervan.
De risico’s als je informatiehuishouding niet op orde is
Als de omgang met informatie geen hoge prioriteit krijgt en/of de informatiehuishouding niet op orde is, dan neemt dit risico’s met zich mee. Bijvoorbeeld dat er verkeerde beslissingen genomen worden op basis van foutieve informatie of dat er sprake is van een onvolledig dossier waardoor achteraf keuzes niet (op tijd) beargumenteerd kunnen worden. Ook ontstaat er meer kans op datalekken.
Wil je dit soort risico’s vermijden en toewerken naar een informatievoorziening die adequater, opener en completer is, dan helpt het om een beeld te hebben van:
De mate waarin er afspraken zijn en nagekomen worden binnen de organisatie.
De grootste belemmeringen bij het gebruik en zoeken van informatie en gerichte verbeterpunten om deze tegen te gaan.
De mate waarin de informatiehuishouding geborgd is.
Verschillen tussen afdelingen of teams zodat het makkelijker wordt om onderbouwde beslissingen te nemen en gericht te verbeteren.
De mate van bewustwording over het belang van het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding en mate van draagvlak voor de uitvoering van verbeteracties.
Breng je uitgangspositie in kaart
Met een nulmeting weet je waar jouw organisatie staat en aan welke knoppen je kunt draaien om de huishouding op orde te krijgen. Er zijn uiteraard meerdere ‘harde’ indicatoren te onderkennen om hier zicht op te krijgen. Denk aan doorlooptijden van Wob-verzoeken en burgercorrespondentie of logs over het intern gebruik van zoekmachines.
Helaas wordt in de praktijk nog te vaak de ‘zachte’ kant vergeten, ondanks de harde gevolgen die het kan hebben wanneer dit niet op orde is. Wij adviseren om beide goed in kaart brengen om optimaal te kunnen verbeteren en bij te sturen. Medewerkers weten bovendien als geen ander wat er speelt in de organisatie en hun beleving over de omgang met digitale informatie is onmisbaar.
Met een nulmeting creëer je inzicht in de omgang met digitale informatie binnen jouw organisatie en breng je de uitgangspositie in kaart. Het onderzoek draagt bij aan het creëren van bewustwording voor het op orde brengen van de informatiehuishouding en geeft onder andere inzicht in het kennisniveau van medewerkers ten aanzien van het opslaan, verstrekken en beheren van gegevens of de problemen die ze hierbij ervaren. Door de meting periodiek te herhalen volg je de kwaliteit van de informatiehuishouding. Dit stelt je in staat tussentijds bij te sturen. Daarnaast maakt de voortgangsmeting effecten van projecten of wijzigingen in de dienstverlening zichtbaar.
Webinar ‘Goed voorbereid op de Wet open overheid’
Op donderdag 8 juli 2021 presenteerden Berenschot en Statisfact een aantal best practices over de informatiehuishouding binnen de overheid.
In een klein uur ontdek je hoe je effectief en efficiënt de eigen informatiehuishouding in kaart brengt. Bovendien ben je in staat jouw organisatie gericht voor te bereiden op de vereisten van de Wet open overheid (Woo). Bekijk hieronder het volledige webinar terug.
Praktijkvoorbeelden
Benieuwd hoe wij met de inzet van onderzoek een uitvoeringsorganisatie hebben geholpen bij het op orde brengen van de informatiehuishouding? Lees dan hier de casestudy.
Wil je weten hoe voor een ministerie een nulmeting informatiehuishouding hét startpunt is geweest voor het op orde brengen van de informatiehuishouding? Lees dan hier de casestudy.
Je kan ook onze whitepaper downloaden waarin we het 5-stappenplan uit de doeken doen om de informatiehuishouding in jouw organisatie op orde te brengen en goed voorbereid de Woo tegemoet te gaan. Klik hieronder en neem hem gratis mee!
