// Klantcase
Ministerie binnen de Rijksoverheid
Hoe een nulmeting inzicht verschaft in de kwaliteit van informatiebeheer binnen de organisatie.
De Rijksoverheid zal haar digitale informatiehuishouding duurzaam op orde moeten hebben. De Wet open overheid (Woo), als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), schrijft voor dat de departementen (bijna al) hun informatie actief openbaar moeten gaan maken naar de burger toe. De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.
Situatieschets
Er is een meerjarenplan opgesteld richting de Tweede Kamer als bijlage bij het wetsvoorstel van de Woo. Over de voortgang wordt jaarlijks gerapporteerd aan de Tweede Kamer. Om beter inzicht te verkrijgen in het informatiebeheer op dit moment, is door een van de ministeries besloten om door Statisfact een nulmeting en effectmeting uit te laten voeren. De resultaten uit de nulmeting dienen als input voor de uitrol van het programma Informatiebeheer. De effectmeting geeft het ministerie inzicht in de impact van ondernomen acties.
Uitdaging
Het onderzoek moest een kwantitatief onderbouwd beeld geven van de staat van het informatiebeheer. De wens was om op directie- en afdelingsniveau inzicht te krijgen in werkwijzen en werkafspraken en het gebruik van systemen waarmee medewerkers dagelijks informatie en documenten opstellen, (her)gebruiken, delen, terugvinden, opslaan en archiveren. De vragenlijst moest dan ook voor alle verschillende functies (beleid, uitvoering en inspectie) herkenbaar en goed in te vullen zijn. Ook moest het onderzoek inzicht geven in risicogebieden en mogelijke verbeterrichtingen.
“Ik ben heel blij dat dit wordt opgepakt, want volgens mij kunnen we als organisatie nog veel leren over een goede en efficiënte wijze van informatiehuishouding. Mijn ervaring is dat een goede informatiehuishouding geen prioriteit heeft voor de organisatie omdat er niet of niet goed over wordt gecommuniceerd en er geen duidelijke richtlijnen zijn.”
- Respondent
Oplossing
We zijn het project gestart met een intakegesprek met de opdrachtgever en het uitvoeren van deskresearch om de context scherp te krijgen. Er is draagvlak gecreëerd door stakeholders te betrekken bij het initiatief. In de kick-off sessie is een goede afspiegeling van de organisatie betrokken en zijn zij geïnformeerd over het doel en de aanpak. Ook hebben we stil gestaan bij de verschillen binnen de te bevragen doelgroep en de impact hiervan op vraagstelling en communicatie. De inrichtingsfase hebben we afgerond met een pilot onder een kleine groep medewerkers.
De feedback is verzameld via een survey onder medewerkers en managers, verdeelt over alle organisatieonderdelen van het ministerie. Tijdens de looptijd van het onderzoek zijn er verschillende acties uitgezet om de respons te verhogen. De resultaten zijn teruggekoppeld via een dashboard en managementrapport en gepresenteerd aan het projectteam.
Resultaat
Met behulp van het onderzoek is inzichtelijk gemaakt in hoeverre het informatiebeheer op orde is op directie- en afdelingsniveau, waar de grootse onderlinge verschillen liggen, waar de grootste urgentie voor verbetering ligt en welke applicaties er veel gebruikt worden.
De resultaten zijn gevisualiseerd en bespreekbaar gemaakt met behulp van infographics per afdeling en directie. De opdrachtgever was hiermee in staat om, samen met de betreffende directies, bewustwording te creëren over de huidige stand van zaken met betrekking tot de omgang met (digitale) informatie en het belang hiervan. Dit helpt de organisatie ook bij het ondernemen van concrete maatregelen om het informatiebeheer te verbeteren. Daarnaast heeft het onderzoek een groep medewerkers opgeleverd die betrokken kunnen worden bij de verdere implementatie van het programma. Medio 2022 is het effect van ondernomen acties zichtbaar gemaakt door het onderzoek te herhalen.