In 5 stappen naar een periodiek medewerkersonderzoek en wat het je oplevert
Onze ervaring leert dat veel organisaties het lastig vinden om te bepalen wat een medewerkersonderzoek nou oplevert en hoe je dat effectief uitvoert. Er kunnen meerdere aanleidingen zijn voor het uitvoeren van een medewerkersonderzoek.
In ons vorige blog hebben we beschreven hoe een medewerkersonderzoek kan helpen bij het realiseren van een organisatieverandering. In dit blog staan we stil bij periodiek medewerkersonderzoek dat vooral bedoeld is om gevoel te krijgen bij het welzijn van medewerkers, de tevredenheid van medewerkers over de werkomgeving en de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie en de organisatiedoelen.
Veel organisaties hanteren bij zo'n onderzoek een jaarlijkse of tweejaarlijkse frequentie, maar er zijn ook organisaties die dit veel frequenter doen. Naast dat het onderzoek inzicht geeft in de beleving van medewerkers op een bepaald moment - bijvoorbeeld in een reorganisatie, tijdens een lock-down of na een fusie - zal je door het ophalen, bespreken en verbeteren op basis van de inzichten de tevredenheid en het werkgeluk verhogen. Dit leidt in de praktijk tot minder verzuim en een hogere productiviteit.
In dit blog bieden we je in 4 onderdelen inzicht in de verschillende begrippen en de aandachtspunten voor het meten en verbeteren met behulp van periodiek medewerkersonderzoek. Daarnaast lees je meteen hoe Capri Hartrevalidatie dit aangepakt heeft.
De 4 meest voorkomende begrippen bij het uitvoeren van medewerkersonderzoek
Er wordt bij het uitvoeren van medewerkersonderzoek vaak gebruik gemaakt van verschillende begrippen. Hieronder beschrijven we de 4 meest voorkomende.
Medewerkertevredenheid: een positieve ervaring van de medewerker op werk gerelateerde onderwerpen en randvoorwaardelijkheden om het werk goed te kunnen doen. Denk aan IT/facilitaire middelen en goede arbeidsomstandigheden en -voorwaarden.
Medewerkerbetrokkenheid/employee engagement: de mate waarin medewerkers ‘hart hebben voor de zaak’ en zich extra inzetten voor de organisatie. Zij zijn meer verbonden met de organisatie en zijn loyaler.
Bevlogenheid: wordt volgens Schaufeli & Bakker bepaald door drie kenmerken: vitaliteit (energiek/fit, mentale veerkracht en doorzettingsvermogen), absorptievermogen (met veel plezier opgaan in je werk waardoor je de tijd vergeet, flow) en toewijding (sterk betrokken bij het werk en het als nuttig, zinvol en inspirerend zien). Bevlogenheid wordt ook wel de activatiegraad van betrokkenheid genoemd (Kodden).
Werkgeluk: naast betrokkenheid en bevlogenheid zijn er twee aanvullende elementen die werkgeluk bepalen. Zingeving (purpose) en sociale ondersteuning door collega’s en leidinggevende.
Medewerkersonderzoek als thermometer voor een gezonde organisatie
Medewerkerstevredenheid leidt tot een hogere medewerkerbetrokkenheid en betere prestaties. Een medewerker die zijn eigen werkzaamheden en werkomgeving als positief en stimulerend ervaart, zal een stap harder lopen voor klanten en daarmee de organisatie. Medewerkers zien bovendien haarscherp wat er in de organisatie verbeterd kan worden.
Meerdere onderzoeken wijzen uit dat HR-managers en leidinggevenden een hoog ziekteverzuim en veel burn-out klachten ervaren binnen hun organisatie. Er is sprake van een hoog verloop en onvoldoende inzicht in hoe medewerkers hun werk waarderen en wat zij nodig hebben om optimaal te functioneren. Werken op afstand vanwege de covid-19 pandemie verminderd bovendien de verbinding met de organisatie en leidt tot een verlaging van de medewerkerbetrokkenheid. Een bekend gegeven is dat organisaties met een hoge medewerkerbetrokkenheid een lager ziekteverzuim en loyalere medewerkers hebben.
Door veel organisaties wordt periodiek medewerkersonderzoek uitgevoerd. Dit terugkerende initiatief maakt onderdeel uit van de HR-beleidscyclus en ‘de thermometer’ onderdeel van het HR-instrumentarium. In het volgende onderdeel beschrijven we hoe je dit instrument het beste inzet.
In 5 stappen naar een effectief medewerkersonderzoek
Om tot een effectieve uitvoering én opvolging van het onderzoek te komen doorlopen we in de praktijk vaak onderstaande 5 stappen.
1. Inrichting
We starten met een intakegesprek met de opdrachtgever en voeren deskresearch uit om de context scherp te krijgen. We creëren draagvlak voor het initiatief door in de kick-off workshop alle stakeholders te betrekken. We stellen daarin onder andere de te bevragen doelgroep, de vragenlijst en de communicatie vast en sluiten deze fase af met een pilot.
2. Uitvoering
Het veldwerk bestaat uit het versturen van enquêtes, het afnemen van diepte-interviews of het faciliteren van panels. Afhankelijk van het doel kiezen we er één of combineren we verschillende methodieken. In deze fase adviseren we bovendien over het verkrijgen van een zo hoog mogelijke respons.
3. Resultaten
We analyseren de data, maken een eindrapport op en bespreken aan de hand hiervan de resultaten. Daarnaast bieden we een online dashboard waarin de opdrachtgever de cijfermatige resultaten en de toelichtingen vanuit verschillende opsplitsingen kan bekijken. De resultaten worden vervolgens intern op aantrekkelijke wijze gedeeld via een infographic of animatievideo. Hiermee wordt de organisatie geënthousiasmeerd om de verkregen inzichten ook écht te gebruiken.
4. Verbeterplan
In deze fase verdiepen we samen met het MT en/of medewerkers de resultaten in een (online) verdiepings- of activatiesessie en maken we de vertaalslag van onderzoeksresultaten naar acties. De uitkomst is een concreet verbeterplan waarmee je direct aan de slag kan samen met geactiveerde en betrokken medewerkers.
5. Verbetertraject
Drie maanden na afronding van het onderzoek plannen we een borgingsessie met het projectteam. Met deze sessie monitor je de voortgang van de opvolging van acties zodat resultaten worden behaald. Door regelmatig de status te bespreken zorgen we dat het onderzoek op de agenda blijft staan. De waan van de dag is namelijk de grootste vijand van een succesvol vervolgtraject.
Na actualisatie van het eerdere onderzoek wordt vaak de impact van ondernomen acties getoetst in een effectmeting. Hiermee wordt een waardevolle interne benchmark gecreëerd. Daarnaast kan het helpen om met andere vergelijkbare organisaties in contact te komen om van elkaar te leren (benchlearning).
Benieuwd hoe Capri Hartrevalidatie met een medewerkersonderzoek ontdekte waar verbetering nodig was op het gebied van verschillende thema’s zoals samenwerking, werkdruk, zelfmanagement, sfeer en werken in de coronaperiode? Lees hier een praktijkvoorbeeld.
Meet kortcyclisch en blijf continu verbeteren
De toegevoegde waarde van medewerkersonderzoek valt of staat met de vervolgstappen na afloop van het onderzoek. Als je de opgehaalde inzichten van het onderzoek bespreekt in teams en afdelingen, krijg je goed zicht op waarom iets goed of slecht scoort en hoe dingen beter kunnen. Acties die op deze wijze tot stand komen, zijn beter van kwaliteit (en vaak ook beter uitvoerbaar) en hebben dan ook de meeste kans op succes. Zeker ook wanneer dit regelmatig op de agenda blijft terugkomen. Dit laatste is vaak een aandachtspunt.
De laatste jaren zien we dat organisaties steeds vaker kiezen om continu en in kleine stapjes te verbeteren in plaats van het op één moment inventariseren en plannen van álle acties. Een jaarlijks of tweejaarlijks onderzoek is dan niet frequent genoeg om hen de handvatten te bieden voor het (creëren van een cultuur van) continu verbeteren. Kortcyclischer meten is dan de oplossing. Dit is niet alleen relevant in relatie tot het inrichten van een continuous improvement loop, maar ook relevant in organisaties waar een hoge mate van verandering en/of verloop is.
In de regel is het zo dat wanneer je kortcyclischer gaat meten, de vragenlijst ook drastisch korter en kernachtiger moet. De vragen zijn meer gericht op de directe werkomgeving van de medewerkers. Hebben ze het naar hun zin, hoe is de werkdruk, wordt hun talent optimaal ingezet en worden ze voldoende gefaciliteerd? De resultaten van het onderzoek zijn er op gericht om teamleden actief te betrekken bij het werken aan een gemeenschappelijk doel.
Met behulp van periodiek medewerkersonderzoek ben je in staat om teams optimaal te laten functioneren. Deze medewerkers voelen zich in hun werk gefaciliteerd en gecoacht door hun leidinggevende, gaan met plezier naar hun werk en zijn productief en loyaal. Je houdt hiermee vinger aan de pols en het helpt je bij het creëren van een cultuur van continu verbeteren.
Met dit blog heb je hopelijk inzicht gekregen in wat een medewerkersonderzoek oplevert en hoe je dat succesvol uitvoert in de praktijk.
Meer weten over het periodiek onderzoeken van de medewerkerbeleving?
Of wil je even sparren over de mogelijkheden binnen jouw organisatie?
Plan een afspraak in met onze expert Maarten.
