De Wet open overheid (Woo). Heeft jouw organisatie haar veranderaanpak al klaar?
De Wet open overheid (Woo) is ingegaan per 1 mei 2022. Deze wet verplicht overheidsorganisaties om informatie uit eigen beweging te publiceren en daarmee voor iedereen toegankelijk te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Door open en transparant te zijn, wordt er maatschappelijk draagvlak gecreëerd voor bijvoorbeeld beleid. Maar ook zorgt het voor vertrouwen in de overheid en een goede werking van de democratie. Kortgezegd verplicht de Woo overheidsorganisaties tot de volgende punten:
1. Actieve openbaarmaking van documenten in een 11-tal informatiecategorieën
Onderstaand tref je het overzicht aan van de informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt moeten worden. Dit hoeft niet direct geregeld te zijn op het moment dat de wet in werking treedt, maar wordt gefaseerd ingevoerd. Het is aan elke overheidsorganisatie om binnen de gestelde ruimte hierin hun eigen tempo en/of ambitieniveau te bepalen.
Figuur: informatiecategorieën.
Daarbij is het van belang om als organisatie inzichtelijk te krijgen wat de impact is van de actieve openbaarmaking van de verschillende informatiecategorieën.
Dat begint vaak bij een verkenning van waar binnen de organisatie en in welke processen (documenten van) deze informatiecategorieën voorkomen en wat hiervan al openbaar gemaakt wordt. Naast de 11-tal informatiecategorieën is het ook raadzaam om stil te staan bij welke informatie of dossiers binnen jouw organisatie er mogelijk grote maatschappelijke belangstelling is of kan ontstaan in de toekomst.
Met behulp van een dergelijke verkenning ben je beter in staat om als organisatie je ambitie en vervolgstappen met betrekking tot actieve openbaarmaking vast te stellen.
Woo contactpersoon en kortere verlengtermijn bij Woo-verzoeken
Overheidsorganisaties dienen binnen hun organisatie één of meer Woo-contactpersonen te hebben die burgers of bedrijven helpen om de door hen gezochte informatie te vinden. Uiteraard hoeft de Woo-contactpersoon niet alles zelf te weten, maar kan hij/zij ook de vraag van de persoon in kwestie verder begeleiden naar iemand die hen wel verder kan helpen. Hoe meer de informatiehuishouding op orde is, hoe beter en sneller een Woo-contactpersoon hulp kan bieden.
Daarnaast is de verlengtermijn van een Woo-verzoek gehalveerd. We hebben het dan niet over de reguliere termijn (van 4 weken) waarbinnen een Woo-verzoek (voorheen Wob-verzoek) afgehandeld diet te worden, want dit is niet veranderd. Het betreft hier de termijn van 4 weken waarmee de behandeltijd maximaal verlengd kon worden. Bijvoorbeeld wanneer een Woo-verzoek erg omvangrijk of ingewikkeld is. Deze verlengtermijn is nu teruggebracht naar maximaal 2 weken.
2. Het op orde hebben en houden van de informatiehuishouding
De bepaling uit de Archiefwet, dat overheidsorganisaties documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, wordt herhaald in de Woo. Deze verplichting om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden is niet nieuw, maar in veel gevallen wordt hier door overheidsorganisaties nog niet volledig aan voldaan. Tegelijkertijd wordt door het op orde brengen van de informatiehuishouding de basis gelegd om efficiënt te kunnen publiceren en duurzaam te bewaren. Het spreekt voor zich dat wanneer de informatiehuishouding niet op orde is, dat dit effect zal hebben op de (actieve) openbaarmaking van documenten.
G R A T I S W H I T E P A P E R
Ontdek het 5-stappenplan om de informatiehuishouding in jouw organisatie op orde te brengen en goed voorbereid de Woo tegemoet te gaan
Wat bepaalt het succes van actieve openbaarheid?
Hierboven is kort toegelicht waar de Wet open overheid (Woo) een overheidsorganisatie toe verplicht en is er op hoofdlijnen geschetst hoe de impact van de Woo inzichtelijk gemaakt kan worden om een ambitieniveau vast te stellen. Dat ambitieniveau helpt om vast te stellen wat er nodig is om deze waar te maken. Ongeacht welke ambitieniveau je als organisatie kiest, de succesfactor blijft hetzelfde. Houding en gedrag van mensen bepaald of je wel of niet je ambitie weet waar te maken. Want met de - al dan niet zorgvuldige - omgang met informatie door medewerkers wordt uiteindelijk invulling gegeven aan de actieve openbaarheid.
De Woo heeft niet alleen impact op een handjevol functionarissen binnen de organisatie, maar betekent voor iedereen wat (of zou moeten betekenen). Het is daarom belangrijk om bij het maken van plannen voldoende aandacht te geven aan de houding en het gedrag van medewerkers in relatie tot de omgang met digitale informatie. En dat begint natuurlijk bij bewustwording.
Hoe maak ik een vliegende start?
Met behulp van onderstaande vragen en voorál het gesprek over de antwoorden ben je in staat om binnen je organisatie stappen voorwaarts te zetten met de (voorbereidingen op de) Woo.
Zijn medewerkers op de hoogte van het wat en waarom van de Woo en wat dat voor hen en de organisatie betekent?
Is het voor medewerkers duidelijk welke informatie wel en niet actief openbaar gemaakt moet worden en wat dat betekent voor zijn of haar werkzaamheden?
Is actieve openbaarmaking of omgang met informatie op dit moment al een onderwerp van gesprek binnen teams?
Hoe ziet de omgang met informatie er op dit moment uit? Wat zijn de knelpunten die men nu ervaart en verschilt dit nog per team?
Hoe kunnen medewerkers geholpen worden bij de uitdagingen die de nieuwe realiteit met zich meebrengt?
Benieuwd hoe je deze inzichten verkrijgt én hoe dit ambassadeurs oplevert die met de verkregen inzichten aan de slag willen?
Plan een gratis, geheel vrijblijvend adviesgesprek in met onze expert Andrew en krijg in 30 minuten antwoorden op deze vragen.