// Klantcase
Rijkswaterstaat Verkeer- en Watermanagement
Hoe een monitor Rijkswaterstaat in staat stelde om organisatieveranderingen jaar op jaar en vanuit het perspectief van de medewerker te evalueren.
Rijkswaterstaat Verkeer- en Watermanagement (VWM) is een landelijk organisatieonderdeel van Rijkswaterstaat. In dit onderdeel bundelt Rijkswaterstaat het verkeersmanagement op de (vaar)weg en watermanagement.
RWS VWM zorgt voor de gebruikers van de netwerken voor een goede en vlotte verkeersgeleiding, de bediening en bewaking van onder meer tunnels en bruggen en voor betrouwbare (reis- en route-)informatie. RWS VWM is een essentiële schakel in de keten van veiligheid en vervoer en werkt daarom nauw samen met relevante regionale partners en andere onderdelen van RWS en het ministerie van Infrastructuur en Milieu.
Situatieschets
Statisfact is gevraagd om samen met VWM een monitor te ontwikkelen waarmee organisatieveranderingen, meerjarig en vanuit medewerker perspectief geëvalueerd kunnen worden. Aanleiding voor de ontwikkeling en het gebruik van dit instrument waren de vele veranderingen binnen VWM. Deze ontwikkelingen komen voort uit een viertal projecten/programma’s: de Implementatie van CHARM, Leren bewegen, Pilot meeroosteren en Corridorgerichte Bediening en Begeleiding (CBB).
CHARM is een programma dat met de implementatie van het verkeersmanagementsysteem Dynac en het aanpassen van werkprocessen een verandering in het werk van de medewerkers betekent. Door middel van de monitor wil VWM de ervaringen en beleving rondom CHARM in beeld brengen.
Het programma CBB zorgt voor de landelijke uitrol van corridormanagement. De dienstverlening verandert van lokaalgericht naar samenwerken over een heel traject. Onderdeel van de monitor is een apart onderzoek om deze ontwikkelingen te monitoren.
De hoofddoelstelling van de monitor is om inzicht te verkrijgen in het algemeen welbevinden van medewerkers en de voortgang van bovengenoemende vier projecten die zich binnen VWM gingen afspelen.
Uitdaging
Naast bovengenoemde hoofddoelstelling waren onderstaande doelstellingen ook van belang:
Inzicht krijgen in de beleving van medewerkers in relatie tot de impact van deze projecten
Betere interpretatie en duiding van de resultaten door integrale monitoring
Aanknopingspunten bieden voor verbeteracties
Het leggen van een koppeling met het VWM management contract
Een dusdanige aanpak dat herhaling en vergelijking van het onderzoek mogelijk en betrouwbaar is
Oplossing
Rijkswaterstaat heeft in 2018 samen met Statisfact de VWM-monitor ontwikkeld en geïmplementeerd. De monitor bestaat uit een jaarlijks algemeen survey onderzoek en aparte onderzoeken voor de verschillende deelprojecten. De VWM-monitor is inmiddels al een aantal jaar in gebruik. De verkregen inzichten zijn tot nu toe erg waardevol gebleken en RWS is in staat geweest om op basis van de resultaten verbeteracties vast te stellen. Het effect van deze acties is goed terug te zien in de cijfers.
In het afgelopen jaar is de aanpak van de monitor doorontwikkelt, waarmee de aandacht voor het instrument vastgehouden en vergroot is. Onderdeel van deze doorontwikkeling is een toolkit die is samengesteld om opvolging te geven aan de behandeling van de inzichten en de vertaling van de uitkomsten naar concrete acties. De toolkit bestond onder andere uit:
Afdelingshoofden hebben een grote rol gespeeld in het bevorderen van de respons waardoor de respons ten opzichte van eerdere metingen is gestegen.
Er zijn infographics ontworpen waarin de belangrijkste resultaten overzichtelijk en op een visueel aantrekkelijke manier zijn weergegeven. Elk afzonderlijk team binnen VWM heeft aan de hand hiervan de resultaten besproken en konden deze afzetten tegen het bovenliggende organisatieonderdeel.
RWS heeft een gespreksverslagtemplate opgesteld voor leidinggevenden ten behoeve van de dialoog met medewerkers en een uniforme verslaglegging.
Resultaat
De resultaten van de jaarlijkse algemene meting worden opgeleverd in overzichtelijke managementrapportages. En voor het ‘any time, any place’ inzien van de medewerkerbeleving, is er een interactieve dashboard rapportage ontwikkeld waarbij VWM in één oogopslag de resultaten (cijfers en toelichtingen) van de metingen kan inzien. Met behulp van filters en benchmarks kunnen de resultaten per subgroep bekeken of vergeleken worden. Het dashboard is te raadplegen door alle teamleiders en afdelingshoofden en zij hebben op elk moment inzicht in de voortgang (respons) en resultaten. Hiermee heeft Statisfact veel werk uit handen genomen van RWS.
Om het proces verder te ondersteunen en medewerkers te enthousiasmeren is er ook een animatie opgesteld. Enerzijds om de resultaten op hoofdlijnen te delen en anderzijds om teams te informeren over de vervolgstappen. Hierin kwam onder andere de doelstelling van de monitor, de thema’s die aan bod zijn gekomen en de ‘to do list’ voor de vervolgstappen aan bod.
De animatie is door RWS gedeeld op alle niveaus binnen de organisatie en op basis van alle resultaten zijn verbeterpunten vastgesteld. Ook heeft VWM met behulp van de VWM-monitor in kunnen spelen op actualiteiten zoals het werken vanuit huis vanwege de corona pandemie.