// Klantcase
OCW Gemeente Den Haag
Hoe een nulmeting datagedreven werken inzicht bood in de belemmeringen in het gebruik van data, concrete verbeteracties en het belang van datagedreven werken vanuit het oogpunt van de medewerkers.
Het OCW is één van de diensten binnen de gemeente Den Haag (GDH) met een medewerkerspopulatie van ongeveer 2900 medewerkers. De directie onderkent de meerwaarde van het expliciet en methodisch gebruik van data in de bedrijfsvoering en dienstverlening van de dienst OCW.
Situatieschets
Voor het realiseren van die meerwaarde is een opgave ingericht. Voor het goed richten en plannen van de activiteiten binnen de opgave is het nodig een nulmeting uit te voeren op de volwassenheid van het gebruik van data en op het vermogen om verandering te accommoderen. Om het gebruik van data in het werk verder te ontwikkelen en te stimuleren moet de gemeente eerst weten waar ze nu staat. In dit kader heeft gemeente Den Haag aan Statisfact gevraagd een nulmeting uit te voeren ter ondersteuning van de opgave. Daarnaast heeft de gemeente de wens geuit om de ontwikkeling en volwassenheid over de tijd te kunnen monitoren.
Uitdaging
De nulmeting diende inzicht te geven in de huidige databekwaamheid onder de medewerkers van OCW. De inzichten moeten de opgave Data in Beleid en Uitvoering handvatten geven voor het neerzetten van een goed (programma)resultaat om daarmee een positieve bijdrage te leveren aan de strategische doestellingen van OCW.
Zowel dienstverlening als bedrijfsvoering van OCW zijn veelzijdig en er zijn binnen de dienst meerdere organisatie-eenheden. De organisatie bevat daarmee ook zeer diverse medewerkers, zoals de badmeester bij de afdeling Sportvoorzieningen, de directeur verantwoordelijk voor cultuur en onderwijs, een manager van een WMO-wijkteam, een beleidsmedewerker voor vrijwilligersbeleid en een arts infectieziektebestrijding binnen de GGD. De volwassenheid op het gebied van het gebruik van data is dan ook zeer verschillend. Hetzelfde geldt voor het vermogen van de verschillende organisatie-eenheden om verandering te initiëren en te realiseren. Hiermee moest rekening gehouden worden bij de totstandkoming van de vragenlijst (zoals taalgebruik vanwege de verschillende doelgroepen). De uiteindelijke vragenlijst sloot goed aan op de beleving van de verschillende typen medewerkers en voldeed aan de informatiebehoefte van de gemeente.
Oplossing
Statisfact heeft in samenwerking met de gemeente een nulmeting ‘databekwaamheid’ ontwikkeld en uitgevoerd. De ontwikkeling is gestart met een korte deskstudy waarin informatie over de Opgave Datagedreven Organiseren en diverse maturity scans zoals het Ontwikkelmodel Datagedreven Gemeente is bestudeerd. Op basis hiervan is de scope van het onderzoek vastgesteld. De nulmeting betreft een online kwantitatief onderzoek onder alle leidinggevenden binnen OCW én alle beleidsmedewerkers werkzaam binnen de afdeling Stad & Bestuur van OCW. Hierin zijn de volgende thema’s met betrekking tot datagedreven werken aan bod gekomen:
Kansen. Attitude in relatie tot datagedreven werken en mogelijkheden voor het (beter) benutten van data.
Sturing. Bekendheid met en bijdrage aan teamdoelen.
Vaardigheden. Vaardigheden, kennis en middelen.
Toepassing. Handelen en besluitvorming op basis van data.
Datakwaliteit. Bruikbaar, correct, actueel en volledig.
“Ik vind het een heel belangrijk onderdeel van je werk. Zowel voor het voeren van het goede gesprek binnen beleid en de uitvoering (en de stad). Dat je met elkaar van een gezamenlijk/zelfde beeld uit kunt gaan en op die manier op basis van feiten kunt kijken naar mogelijkheden tot verbetering. Wat mij betreft is het in de meeste gevallen ook 'open data', dus open en inzichtelijk voor de inwoners, zodat zij ook weten wat de basis is van het werk wat we doen voor de stad.”
- Respondent
Resultaat
Het onderzoek heeft inzicht geboden in de ervaren belemmeringen in het gebruik van data en verbetersuggesties opgeleverd. Daarnaast heeft OCW inzicht gekregen in het belang van datagedreven werken vanuit het oogpunt van de medewerkers.
Met de nulmeting databekwaamheid is er een referentiepunt gecreëerd waardoor de effecten van ingezette acties op de databekwaamheid van medewerkers gemonitord kunnen worden.
Gemeente Den Haag heeft via een online dashboard toegang gekregen tot de resultaten. Hierbij hadden zij de mogelijkheid om resultaten te bekijken op een voor hen relevante groepsindeling, zoals afdelings- en teamniveau, leidinggevend en niet-leidinggevend.
De resultaten van het onderzoek zijn vervolgens aan de hand van een managementrapportage door Statisfact gepresenteerd. Het projectteam heeft een goed beeld gekregen welke zaken volgens medewerkers goed en slecht scoren en welke verbeterrichtingen nodig zijn. Ook hebben zij een infographic ontvangen welke gebruikt kan worden in de gesprekken met teams of afdelingen over het verhaal achter de cijfers.
Met behulp van een effectmeting in 2022 en in 2023 zal Statisfact toetsen in welke mate de beoogde resultaten van de verbeteracties zijn behaald.